Les relations entre propriétaires et locataires sont soumises à des réglementations (délais de préavis, contrôle des loyers, etc.) qui visent à la fois à stimuler le marché locatif et à protéger le locataire. Le propriétaire est tenu de fournir au locataire une quittance du loyer payé, ce qui permet au locataire de prouver qu’il a rempli ses obligations (payé le loyer). Dans la plupart des cas, ce reçu – matériel ou immatériel – est envoyé automatiquement. Il contient des informations obligatoires.
Quittance de loyer : tout savoir
Une quittance est un document écrit qui confirme le paiement d’une somme due. Un reçu de loyer est un document écrit du propriétaire d’un logement loué qui confirme que le loyer a été payé. Sa nature juridique est très simple : si le locataire paie le loyer, le propriétaire lui doit une quittance de loyer. Si aucun paiement n’est effectué, le propriétaire ne délivre pas de quittance de loyer. Cependant, la perception d’un loyer présente une réalité mixte d’indifférence et de contestation alors qu’il n’y a et ne devrait y avoir aucun enjeu. Les choses se compliquent lorsque, par exemple, le propriétaire refuse de délivrer une quittance pour le loyer payé alors que le terme a été payé. Ou lorsque certains propriétaires, y compris les bailleurs sociaux et les gestionnaires immobiliers, facturent des frais pour la production et/ou l’envoi de la quittance de loyer. L’histoire de la quittance de loyer est marquée par des conflits récurrents qui ont obligé la justice à intervenir à plusieurs reprises pour changer la situation. Selon l’article 21 de la loi 89-462 sur les rapports locatifs, le propriétaire ou son représentant (dans le cas d’une gestion immobilière confiée à un professionnel) est tenu d’envoyer une quittance de loyer au locataire qui en fait la demande. Par conséquent, la délivrance d’une quittance de loyer n’est pas automatique pour le propriétaire : il ne doit la fournir que si le locataire en fait la demande. Toutefois, une fois que le locataire en a fait la demande et que le loyer a été payé, le propriétaire est tenu de délivrer une quittance pour le loyer payé. Il importe peu que le logement soit loué meublé ou non, auprès d’un bailleur social ou privé, d’un particulier ou d’une personne morale. Il n’est pas non plus important que la quittance de loyer demandée corresponde à un loyer qui vient d’être payé ou à un loyer payé il y a plusieurs mois ou années.
Informations requises dans la quittance de loyer
La quittance de loyer est un document important pour le locataire. Les informations obligatoires qui doivent être incluses sont simples, mais aucune d’entre elles ne doit être manquante ou incorrecte :
- la date à laquelle le reçu a été émis ;
- les coordonnées du propriétaire : nom, prénom et adresse ;
- les coordonnées du locataire : nom, prénom et adresse du bien loué ;
- le montant correspondant au loyer et aux charges payés. Ces deux éléments doivent être différents ;
- le mois correspondant au paiement en question.
En outre, il est important de noter que de nombreuses organisations exigent des reçus signés par le propriétaire. Il est donc conseillé de signer le reçu. Ce document n’a de valeur juridique que s’il est signé par le gestionnaire immobilier. Si le propriétaire envoie la quittance de loyer par courrier électronique, il est important d’utiliser un outil de signature électronique. Rendez-vous sur le site bailfacile.fr si vous cherchez un Générateur de quittance de loyer en ligne. La quittance de loyer peut servir de justificatif de domicile dans certaines démarches administratives. Toutefois, attention à la confusion ! La quittance de loyer ne doit pas être confondue avec le certificat de loyer. Le premier document certifie simplement que le loyer a été payé et que le locataire est à jour dans ses paiements, sans indiquer le montant du loyer. En revanche, le certificat de loyer indique le montant du loyer sans garantir qu’il a été payé. Par exemple, le certificat pourrait être utilisé pour évaluer l’aide à laquelle le locataire a droit en fonction du montant du loyer. La quittance de loyer peut être demandée par un nouveau propriétaire qui veut s’assurer de la solvabilité de son nouveau locataire.
Quittance de loyer : obligation du bailleur
L’obligation du bailleur de délivrer une quittance de loyer est d’ordre public : il ne peut s’y soustraire en aucune circonstance, ni décider si le locataire a besoin de la quittance de loyer qu’il a demandée. Il ne peut pas non plus demander au locataire pour quoi ou à qui il a l’intention de délivrer la quittance de loyer. La loi précise que l’envoie de la quittance de loyer doit être gratuite et qu’aucun frais ne peut être facturé au locataire pour le traitement de l’avis de démission ou de la quittance de loyer ou à toute autre fin. En outre, l’article 4p de la loi 89-462 prévoit que toute clause imposant au locataire de supporter les frais de relance ou d’envoi de la quittance de loyer est réputée non écrite et sans valeur. La loi stipule que le propriétaire doit envoyer la quittance de loyer. Cela signifie que le propriétaire doit l’envoyer par la poste et ne peut pas exiger que le locataire la reçoive. Toutefois, avec le consentement exprès du locataire, le propriétaire peut envoyer la quittance de loyer par Internet. Le locataire qui a payé les frais d’émission et/ou d’envoi de la quittance de loyer a le droit de demander le remboursement de ces paiements indus. Il est exclu de délivrer une quittance de loyer qui indique simplement un montant total. La loi prévoit que la quittance de loyer doit contenir le détail des montants payés par le locataire, avec une distinction claire entre le loyer et les charges. Cependant, le propriétaire n’est pas obligé de délivrer une quittance de loyer si le locataire effectue un paiement partiel, mais il est tenu de délivrer un reçu indiquant le montant perçu. Le locataire doit demander un reçu qui indique clairement la dette qui est payée par son paiement partiel. Il est à noter que, selon l’article 1342-10 du Code civil, le débiteur (celui qui doit de l’argent) de plusieurs dettes peut indiquer dans le paiement laquelle d’entre elles il entend payer. Le locataire peut, par exemple, demander que son paiement soit attribué au paiement du dernier loyer et des dernières charges. Et négocier avec le propriétaire, s’il est d’accord, un échelonnement du paiement de la dette de loyer plus ancienne.
Quittance de loyer : comment la remplir ?
Lorsque le locataire vous demande un reçu pour le loyer payé, vous êtes tenu, en tant que propriétaire, de le lui fournir. Cela lui permettra de prouver qu’il paie son loyer, ce qui peut être essentiel pour défendre ses droits devant les autorités. Il sert également de preuve d’adresse. Vous pouvez trouver et télécharger un tel livre en ligne ou acheter un livre de reçus dans un magasin de fournitures de bureau. Si vous l’écrivez, vous devez savoir que certaines règles doivent être respectées.
Nommer et identifier le locataire
Indiquez le titre, le nom et le prénom du locataire tels qu’ils figurent sur le présent bail. Dans le cas d’une location conjointe au profit de « locataires en commun », la quittance de loyer doit désigner tous les locataires en commun nommés dans le bail.
Précisez-le bien !
Le bien loué doit être clairement identifié avec son adresse exacte. Cette adresse doit être aussi précise que possible, surtout si vous louez plusieurs biens dans le même immeuble. Dans ce cas, indiquez les éléments qui vous permettent d’identifier sans doute le bien en question : numéro de l’escalier, étage et porte, le cas échéant !
Identifiez-vous en tant que propriétaire
Identifiez-vous en tant que propriétaire, en indiquant votre titre, votre nom, votre prénom et votre adresse fiscale. Si le bail est au nom de la SCI (société civile immobilière), le reçu doit être à son nom, avec son siège social et signé par son gérant désigné.
Indiquez le montant
Pour être considérée comme telle, la quittance de loyer doit mentionner le montant exact perçu conformément aux dispositions de l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989. La quittance doit être établie pour le montant effectivement perçu, c’est-à-dire le loyer et les charges éventuelles. Ce montant doit être indiqué en chiffres et en lettres. En cas de différence entre ces deux transcriptions, c’est celle rédigée en toutes lettres qui prévaut. Le détail du montant reçu doit être indiqué.
Indiquez les dates et signez
En ce qui concerne les reçus, l’exactitude des dates de la période de paiement est essentielle. Ces dates doivent être écrites lisiblement sous la forme jour/mois/année pour éviter toute contestation. Exemple : du 1er juin 2019 au 30 juin 2019. La quittance est un document juridique. À ce titre, elle doit être dûment signé et daté par le propriétaire. Seul un mandataire, c’est-à-dire une personne qui a reçu un mandat de gestion de votre part en tant que propriétaire, peut vous remplacer pour signer une quittance de loyer.
Que dois-je faire si le propriétaire refuse de délivrer une quittance de loyer ?
Cependant, il arrive que vous ne puissiez rien faire. Le locataire peut demander une quittance de loyer, mais le propriétaire ne répond pas. Il y a quelques années, certains députés ont dénoncé « les problèmes causés aux locataires par des propriétaires abusifs » lorsqu’une quittance de loyer est exigée, par exemple, par le fonds d’aide aux familles pour calculer l’allocation de logement ou par l’école qui accueille les enfants du locataire. Si le propriétaire refuse de délivrer la quittance de loyer, de manière expresse ou implicite (refus par le silence), le locataire, après avoir adressé une mise en demeure au propriétaire par lettre recommandée avec accusé de réception, peut saisir le tribunal d’instance pour obtenir une injonction, qui est une injonction au propriétaire de délivrer la quittance de loyer dans le délai fixé par le juge.
En cas d’urgence, il est possible de demander au tribunal une procédure d’urgence appelée « référé ». Le locataire peut demander au juge d’ordonner que la quittance de loyer soit signifiée dans un certain délai sous peine d’une amende, que le propriétaire devra payer pour chaque jour de retard dans l’exécution de la décision de justice. Si le refus de délivrer une quittance de loyer cause un préjudice avéré, le locataire peut demander une compensation financière au propriétaire.
